7 passos para melhorar o fluxo de trabalho da sua empresa

Para uma organização crescer e alcançar grandes resultados, ela precisa ter um fluxo de trabalho eficiente e produtivo, que engloba todas as áreas da empresa.

Caso os seus processos sejam ineficientes, o seu crescimento pode acabar sendo prejudicado ao longo do tempo.

Por isso, é importante buscar a constante melhora no desempenho do trabalho, visando equipes e líderes com alto desempenho.

Confira neste artigo os 7 passos para melhorar o fluxo de trabalho da sua empresa.

Como melhorar o fluxo de trabalho da sua empresa

Empresas com alto desempenho sabem da importância de criar um fluxo de trabalho eficiente, que alinhe a execução das estratégias junto dos processos organizacionais. 

Quando os processos estão desatualizados, eles acabam sendo ineficientes e criando um obstáculo no crescimento da organização, reduzindo drasticamente a receita de uma empresa em até um terço, de acordo com as estimativas.

Para melhorar o fluxo de trabalho da sua empresa, é preciso priorizar 3 pontos importantes:

1. Funcionários mais produtivos

Os funcionários devem investir o tempo de trabalho em tarefas relevantes e produtivas, que envolvam mais valor à empresa e ao seu crescimento, em vez de desperdiçar o tempo com trabalhos burocráticos desnecessários. 

2. Economias financeiras

A economia da sua empresa deve ser voltada para investimentos e recursos que aumentem o potencial de crescimento da organização, em vez de gastar dinheiro com processos que não tragam retorno financeiro. 

3. Melhores produtos ou serviços

Por mais que os produtos ou serviços da sua empresa tenham funcionado por muitos anos, eles precisam ser melhorados, buscando resultados mais consistentes e de alta qualidade, com processos mais eficientes.

7 passos para melhorar o fluxo de trabalho da sua empresa

Para te ajudar a começar a organizar um fluxo de trabalho melhor para a sua empresa, confira a seguir os 7 passos que você precisa dar para construir melhores processos:

1. Selecione um processo para melhorar

Para começar, é preciso definir primeiro quais serão os processos a serem melhorados na sua organização. 

Para definir os fluxos, avalie os seguintes quesitos:

• Quais são mais importantes para a sua empresa?
• Quais são extremamente demorados?
• Quais são usados ​​com mais frequência?
• Quais parecem ultrapassados?
• Quais poderiam ser mais facilmente melhorados?
• Quais fluxos se melhorados podem trazer mais resultados a empresa?

Utilizando essas métricas, você vai poder selecionar os processos que precisam de uma mudança em seus fluxos de trabalho. 

2. Atribua responsabilidade pelo esforço de mudança

Defina quais serão os responsáveis por auxiliar na mudança de fluxos, podendo ser colaboradores de qualquer área. Porém, os indivíduos que estão envolvidos diretamente com os fluxos podem ajudar mais no desenvolvimento da mudança. 

Ter responsáveis pelo desenvolvimento da mudança garante a melhor execução da mesma, de forma contínua e eficiente. 

3. Anote suas etapas atuais nesse processo

Documentar os processos e o seu funcionamento atual garantem que o processo seja bem compreendido e que o fluxo não seja prejudicado. 

Certifique-se de incluir:

• Pontos de início e fim (como é iniciado e como você sabe quando está concluído?);
• Todas as etapas envolvidas do início ao fim;
• Os papéis de todos os envolvidos e quem completar cada etapa;
• Os recursos ou informações necessários para realizá-lo;
• O que o processo produz;
• Exceções ao fluxo do processo.

Quando seu documento estiver completo, faça um teste da descrição dos fluxos para verificar se não deixou nenhuma parte faltando. 

Fazer a documentação do processo pode ser bastante útil, porque além de promover  melhorias do processo interno, também ajuda no compartilhamento de conhecimento da empresa, que vão facilitar nas futuras integrações de novos membros da equipe.

4. Identifique gargalos, obstáculos e problemas

Seguindo as etapas citadas acima, você vai conseguir melhorar a comunicação interna da sua empresa e o controle de qualidade. 

Mas para obter resultados realmente significativos, você precisa identificar o que está retendo seu processo. 

Faça uma revisão pós-ação para avaliar seu desempenho: 

• Como anda o processo? 
• O que está indo bem ou não? 
• Como você pode melhorá-lo? 

Pode ser que você encontre tarefas que estejam sendo excessivamente demoradas, etapas que geram confusão e questionamentos constantemente, e até mesmo que processos seja muito dependente de outros processos ou outras pessoas.

5. Encontre maneiras de resolver os problemas.

Após identificar os problemas e obstáculos, é hora de começar a resolvê-los. 

Reúna grupos e equipes para avaliar e discutir as possíveis soluções para os problemas encontrados, assim como também novos modelos de fluxos de trabalho para as tarefas que estejam sendo prejudicadas. 

Mesmo que alguns processos não possam ser removidos, alterações devem ser feitas para garantir o melhor desempenho das tarefas. 

6. Teste seu novo fluxo de trabalho 

Com seu fluxo de trabalho redefinido, chegou o momento de testar se ele realmente funciona, documentando e testando o novo processo. 

Além de testá-lo você mesmo, peça a uma ou mais pessoas não familiarizadas com o processo para testá-lo, para que o seu conhecimento com o fluxo não interfira na análise. 

Teste durante um tempo para garantir que de fato o novo fluxo seja eficiente e que o processo agora gere mais resultados. 

7. Compartilhe e continue a refinar seu processo

Assim que seu processo estiver formalizado, documente-o e compartilhe-o com a equipe o novo fluxo de trabalho. 

Mesmo com seu novo fluxo definido, a busca por mais melhorias deve continuar e outros processos devem também ser refinados. 

Melhore o fluxo de trabalho com uma cultura voltada para processos eficientes 

Para poder de fato conseguir implementar essas mudanças na sua empresa e obter resultados, você precisa começar a trabalhar em uma cultura voltada para processos eficientes. 

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